Liste des fonctionnalités

Cette page liste les principales fonctionnalités de millibase.net, le logiciel des acteurs socioculturels, MJC, Centres sociaux, Accueils de loisirs, Périscolaires mais aussi des Crèches, Ludothèques, Associations, Relais-Emploi...

Du dossier "famille" au rapports CAF, en passant par l'inscription, la facturation et la communication avec les familles; millibase.net est l'outil qui simplifie le quotidien de votre structure. Déjà 80 structures l'utilisent en Auvergne-Rhône-Alpes.

Cette liste n'est pas exhaustive et évolue régulièrement en fonction des demandes des structures utilisatrices.

 

Fiche famille

  • Gestion de fiches familles et fiches individuelles
  • Gestion des intervenants : Nounous, amis, grand-parents
  • Saisie des données CAF
  • Compatibilité API CAF
  • Gestion des documents justificatifs fournis par la famille et validés par la structure
  • Suivi AEEH et du justificatif
  • Groupes classes, écoles, niveaux scolaires, âges
  • Génération fiches familles et individuelles signées par les parents
  • Gestion des familles séparées : représentants légaux, enfants partagés sur plusieurs fiches familles, ventes par enfant de familles séparées.
  • Liste des champs paramétrables en fonction des besoins de la structure
  • Listing paramétrables avec toutes les informations sur les adhérents

 

Adhésions

  • Gestion des cartes d'adhésions en année civile et/ou scolaire
  • Adhésions familles, individuelles ou pour les collectivités
  • Gestion d'adhésions solidaires avec don associé et génération d'un CERFA fiscal
  • Liste des adhésions et des adhérents
  • Outil pour vérification de l'adhésion des participants aux activités
  • Statistiques sur les adhérents 
  • Facturation groupée ou individuelle
  • Envoi d'emails ou de SMS en quelques clics à tous les adhérents
  • Fiche famille depuis Internet (Portail famille)

 

Activités culturelles et de loisirs

Voir le module "Activités"

  • Gestion des inscriptions à différents types d'activités:
    • Activités hebdomadaires
    • Stages
    • Evènements
    • Permanences
    • Soirées, spectacles
  • Tarification possible selon QF : grille ou pourcentage
  • Gestion des inscriptions à l'essai avec date limite
  • gestion des nombres minis et maxi d'inscrits pas acttivités aevc liste d'attente
  • Outil de réinscriptions et de transferts d'activités 
  • Statistiques sur les inscriptions
  • Facturation groupée ou individuelle
  • Listing des présences avec possibilité de pointage sur tablette
  • Suivi des paiements par activité
  • Rappel automatique par e-mail avant une activité
  • Gestion des animateurs 
  • gestion de l'occupation des lieux;
    • planning annuel des activités
    • planning de l'occupation des différents lieux et salles d'activités
  • Envoi d'emails ou de SMS en quelques clics aux inscrits des activités souhaitées
  • Inscription par créneau horaire individuelle (ex; école de musique)
  • Inscriptions depuis Internet (Portail famille)
  • Listing paramétrables avec toutes les informations sur les activités

 

Accueil de loisirs, périscolaire, cantine

Voir le module Accueil de loisirs

  • Gestion des inscriptions.
  • Tarification possible selon QF : grille ou pourcentage.
  • Tarification différenciée par communes
  • Configuration des séances très souple (Garderies, Sorties, Séjours, ...), pour s'adapter au fonctionnement des structures
  • Gestion des limites sur le nombre d'inscriptions par groupes ou au global
  • Gestion d'automatique d'aides selon différents critères (nb d'enfants, d'inscriptions, commune)
  • Gestion d'atelier: choix d'activité pour chaque enfant
  • Règles d'inscriptions spécifiques
  • Groupe d'âge et horaires modifiable par période ou par journée
  • Listing journée et semaine avec les informations nécessaires pour les animateurs
  • Pointage horaire en différé ou en direct via une tablette
  • Statistiques sur les fréquentations et les inscrits
  • Facturation groupée ou individuelle
  • Envoi d'emails ou de SMS en quelques clics aux inscrits
  • Génération des données pour rapports CAF
  • Attestation fiscale de frais de garde
  • Inscriptions depuis Internet (Portail famille)

 

Crèche, multi-accueil

Voir le module Crèche

  • Gestion contrats et des inscriptions.
  • Tarification selon revenu et composition de la famille.
  • Gestion des limites par créneau horaire sur le nombre d'inscriptions
  • Listing journée les informations nécessaires pour les animateurs
  • Pointage horaire en différé ou en direct via une tablette
  • Statistiques sur les fréquentations et les inscrits
  • Facturation groupée ou individuelle
  • Envoi d'emails ou de SMS en quelques clics aux inscrits
  • Génération des données pour rapports PSU
  • Export Filoué
  • Attestation fiscale de frais de garde

 

Ludothèque

Voir le module Ludothèque

  • Catalogue de jeux avec différentes classifications
  • Gestion de l'inventaire des exemplaires de jeux
  • Gestion d'étiquette pour chaque jeu et recherche via scannette
  • Gestion des prêts, avec date de retour et date de pénalité
  • Différents types de cartes d'adhésions : familles/collectivité, par période/par nb de prêt...
  • Tarification au prêt ou par adhésion
  • Envoi d'emails automatiques pour les rappels de retour de jeu
  • Gestion des réservations de jeux
  • Gestion Ludobus
  • Suivi de la fréquentation : Ludothèque, Ludobus selon les catégories de visiteurs
  • Statistiques sur les emprunts et les fréquentations
  • Envoi d'emails ou de SMS en quelques clics aux adhérents ludothèque
  • Facturation groupée ou individuelle
  • Adaptable pour d'autres types de prêts : Outilthèque, Bibliothèque...

 

Publications

Voir le module Publications

  • Gestion de revues : articles auteurs par exemple pour une revue d'histoire local (Village de Forez)
  • Gestion des ventes de chaque exemplaire
  • Gestion des abonnements
  • Gestion des dépôts en point de vente
  • Facturation groupée

 

Relais-Emploi

Voir le module Relais-Emploi

  • Dossier annuel pour chaque personne en recherche d'emploi
  • Listing paramétrables avec toutes les informations sur les usagers
  • Suivi des enretiens et des actions proposées
  • Statistiques sur les usagers et les actions effectuées dans l'année
  • Envoi d'emails ou de SMS en quelques clics aux usagers

 

Facturation

  • Facturation groupée par type de vente
  • Saisie des paiements : plusieurs paiements peuvent payer plusieurs factures
  • Suivi des impayés et Relance facilité par e-mail 
  • Paiement par CB : Payzen, Monext, PayFIP, HelloAsso
  • Paiement par prélèvements
  • Suivi analytique
  • Etat des ventes et des paiements
  • Suivi de la facturation de la famille directement depuis la fiche famille
  • Dépôts bancaires
  • Gestion des annulations et des avoirs
  • Balance des comptes clients à date
  • Export comptable vers CIEL, Cloé, Quadra, Cegid, EBP, Pennylane...
  • Gestion des dons en numéraires
  • Gestion des dons en nature
  • Gestion de caisse

 

Communication

  • Liste des personnes à contacter selon différents critères
  • Envoi d'emails depuis logiciel utilisateur (Thunderbird, Outlook...) ou depuis la plateforme
  • Envoi de SMS via API (SMS Factor... ) ou appli MilliSMS (scan de QR code)
  • Publipostage avec génération d'étiquettes
  • Annuaire des contacts
  • Liste de contacts (membres du CA, bénévoles...)
  • Liste des inscrits newsletters
  • Envoi de newsletters (éditeur HTML)
  • Communication interne:
    • Système de notes
    • Journaux de bord

 

Portail familles

  • Site Internet avec page d'accueil et pages d'informations pour les usagers (règlement, menus de cantine, programme d'activités...)
  • Fiche famille en lecture seule ou à saisir par la famille
  • Saisie des justificatifs demandés (téléchargements de fichiers...) et suivi de la validation
  • Fiche activité individuelle et Inscriptions aux activités
  • Inscriptions aux évènements : Ventes, Soirées, ...
  • Mode "sans compte"  
  • Inscriptions aux séances d'accueil de loisirs, périscolaire ou cantine
  • Suivi des factures
  • Paiement en ligne ; Payzen, Monext, PayFIP, HelloAsso

 

Gestion des salariés

  • Gestion des contrats des salariés (horaires ou jour)
  • Saisie du planning : (gestion d'horaires distincts sur plusieurs semaines et périodes de vacances)
  • Pointage par les salariés et/ou le responsable des horaires
  • Demandes de congés avec suivi de la validation
  • Bilan hebdomadaire et mensuel des temps de travail
  • Compteur des durées travaillés, des congés et absences par salariés
  • Planning des présences par salariés et par secteur
  • Suivi analytique des heures travaillées
  • Horaire des arrivées et départs des employés pour chaque jour d'une période

 

Outils

  • Gestion de l'occupation des lieux : Planning des salles
  • Location de salles avec tarif horaire, demie-journée ou journée
  • Générateur de QR codes
  • Rappel des anniversaires
  • Export Excel et PDF depuis la plupart des écrans

 

Gestion des utilisateurs

  • Permissions par utilisateur pour chaque fonctionnalité du logiciel
  • Autorisation d'accès aux activités et accueils de loisirs par utilisateur : Donner accès à un animateur selon aux activités qui le concerne.
  • Suivi des opérations faites par les utilisateurs

 

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